L’archivage n’est pas seulement une contrainte légale à respecter pour une entreprise, il fait partie aussi de ses modes opératoires qui assurent son niveau de performance. Il conditionne pour chacun l’accès simple et rapide à des informations fiables et sécurisées. Archivage physique, numérisation, GED… Découvrez quelle prestation s’adapte aux besoins de votre activité.
De l’archivage physique à le GED
L’archivage physique
Archiveco vous offre une prestation qui répond aux besoins de votre activité. De nombreuses entreprises sont contraintes de conserver des documents soumis à des durées légales de conservation (bilans comptables, contrats…), indispensables lors d’un contrôle fiscal ou d’un audit. Elles ne peuvent se passer d’un archivage physique, même s’il reste plus gourmand en espace et en ressources humaines que les solutions numériques.
La prestation prévoit l’inventaire des archives et leur déplacement vers un centre agréé. Elles y seront indexées et mises en ligne sur une plateforme dédiée pour être ensuite consultables à distance. Les avantages d’un archivage physique sont nombreux. Il conserve les documents stratégiques de l’entreprise, les centralise et les protège des risques tels qu’inondation, incendie, vol, divulgation… Il permet bien sûr un accès plus simple et plus rapide à ces documents.
La GED
La GED ou gestion électronique des documents consiste à mettre en place un outil référent à l’entreprise pour gérer et partager au quotidien ses documents de travail. La gestion électronique des documents prévoit bien comme l’archivage physique une solution de stockage, mais ce n’est pas là son principal attrait. La GED désigne tout un processus de gestion des documents rendu possible par la dématérialisation. Elle centralise les flux documentaires et les met à la disposition des collaborateurs. La GED en formalise aussi l’accès et la diffusion tout en gérant les autorisations de modification, de validation ou de suppression. Une GED permet un accès rapide à la dernière version d’un document et le partage des données avec des interlocuteurs autorisés. Les documents se gèrent depuis leur création jusqu’à l’archivage aussi depuis à partir d’un PC que d’un smartphone.
La numérisation et l’archivage électronique
Vous n’êtes pas encore prêt à envisager une GED mais cherchez quand même à moderniser votre solution d’archivage ? L’ère du numérique vous ouvre d’autres possibilités.
La numérisation
La numérisation d’archives tend à se généraliser car elle permet un gain de place. En amont, un prestataire d’archivage va prendre en compte l’organisation de votre fonds documentaire et sélectionner avec vous les documents à numériser. Une fois scannés, ils seront accessibles via une plateforme dédiée et personnalisée pour être consultés, envoyés par mails ou imprimés. L’archivage numérique se prête particulièrement bien aux secteurs exploitant des documents encombrants comme les plans. L‘efficacité des scanners permet de restituer une qualité de plans améliorée par rapport aux originaux. L’archivage numérique est aussi parfait pour accéder plus facilement à des documents très consultés tout en minimisant leurs risques de perte.
L’archivage électronique
Depuis la loi du 13 mars 2000, les documents numériques ont acquis la même valeur que des documents papier. Certains comme les factures, les contrats de travail, fiches de paie… doivent pouvoir être présentés en cas de contrôle administratif ou de litige. Selon les besoins métier, l’archivage électronique doit respecter des critères d’intégrité qui exigent que les documents ne puissent subir aucune modification de nature à altérer leur valeur probante. L’archivage électronique choisi peut être à valeur probatoire, notamment pour les besoins d’une administration.
La tendance à la dématérialisation s’affirme mais n’a pas encore sonné le glas de l’archivage papier. Cependant, de nombreux facteurs concourent à une progression irrésistible de l’archivage numérique : gain de place, meilleure gestion documentaire, allègement des services administratifs et rapidité des échanges.